Une logistique à plein régime

Passionnée de motos depuis ½ siècle

Avec cinquante ans d’existence, Motos Bordoy représente 7,5 % du marché espagnol des motos, et c’est pourquoi elle est l’une des entreprises espagnoles leaders du secteur. Depuis sa création en 1971, elle n’a cessé de croître et d’évoluer, parallèlement au développement du secteur en Espagne. Aujourd’hui, les fils du fondateur Jaime Bordoy, Albert et Jordi, dirigent cette entreprise au plus de 60 collaborateurs.

Motos Bordoy importe en Espagne les marques SYM et NIU, et commercialise depuis 1999 sa propre marque, Macbor. À Barcelone, elle est le distributeur exclusif de MV Agusta, Indian Motorcycles et Husqvarna (moto et vélo électrique), et dispose de deux points de vente en centre-ville, avec un showroom de 1 500 m².

Le siège social de Motos Bordoy se situe à Rubí, près de Barcelone. Sur plus de 9 000 m² sont réunis les services Marketing et Commercial, les services Après-Vente et Pièces Détachées, ainsi que deux entrepôts : l’un dédié aux pièces détachées et l’autre aux motos, ces dernières étant stockées démontées dans de grandes caisses. Selon Jesús García, responsable du service pièces détachées, « nous approvisionnons les magasins et nos plus de 200 partenaires, depuis ces deux entrepôts, en motos et pièces détachées en fonction de leur besoin. Nos partenaires proches de Barcelone sont livrés en seulement trois heures et demi, et dans les 24h pour le reste de l’Espagne ».

Pour tenir ses engagements, l’entreprise doit disposer d’une logistique performante. Au début, Motos Bordoy gérait manuellement les marchandises et les opérations des deux entrepôts, en saisissant les informations dans l’ERP Siniwin. Cependant, « cela n’était pas suffisant. L’ERP est très utile pour la facturation et pour l’organisation de notre activité, mais ce dont nous avions vraiment besoin, c’était d’optimiser les déplacements dans l’entrepôt, de garantir la sécurité lors du picking, et d’absorber l’augmentation du nombre de commandes ».

Auparavant, l’entreprise gérait environ 10 000 références. Selon Jesús García, « nous en avons aujourd’hui plus de 26 000. Avec uniquement l’ERP, nous n’aurions pas été en mesure de toutes les organiser, car ce n’est pas un logiciel prévu pour ranger les produits de manière stratégique, en tenant compte des taux de rotation ABC. Nous avons envisagé de le compléter de nouvelles fonctionnalités, mais cela n’avait pas de sens. Nous étions déterminés à faire évoluer notre service en informatisant l’ensemble de notre chaine logistique ».

Installation du WMS

Avec l’objectif d’optimiser les opérations de ses deux entrepôts pour approvisionner ses clients plus rapidement, Motos Bordoy a réalisé la nécessité de travailler avec un système de gestion d’entrepôt.

« Après avoir comparé quatre propositions, nous avons opté pour Easy WMS, le système de gestion d’entrepôt de Mecalux, parce que nous avons constaté une nette différence par rapport aux solutions des autres fournisseurs. Nous avons trouvé que c’était celui qui s’adaptait le mieux à notre entreprise, et l’équipe qui nous a présenté l’offre était la plus professionnelle », souligne le responsable du service pièces détachées.

L’entreprise a d’abord mis en œuvre Easy WMS dans son entrepôt de pièces détachées, puis dans l’entrepôt de motos, et enfin dans les deux magasins. « La mise en œuvre simultanée du WMS dans toutes les installations aurait été chaotique et éprouvante. Nous avons voulu faire par étape par étape afin de nous adapter facilement aux fonctionnalités d’Easy WMS. Aujourd’hui, nous sommes très satisfaits ; sans cet outil, nous n’aurions pas pu faire face à l’intensité des flux que nous avons actuellement », affirme Jesús García.

Easy WMS, intégré à l’ERP Siniwin de Motos Bordoy, offre un contrôle plus précis des processus logistiques. De cette manière, l’ERP notifie au WMS les nouvelles commandes, et les opérateurs sont instantanément prévenus pour commencer la préparation.

L’intégration du WMS à l’ERP a sécurisée davantage la gestion des marchandises pour Motos Bordoy. « Avant, tous les bons de livraison étaient remplis manuellement, ce qui prenait beaucoup de temps et entraînait un risque d’erreur élevé. Avec Easy WMS, nous avons un contrôle plus précis des produits réceptionnés comme de ceux expédiés. Nous connaissons la localisation de chaque article en temps réel », explique Jesús García.

Une journée dans les entrepôts de Motos Bordoy

L’organisation du travail et la répartition des tâches dans les deux entrepôts de Motos Bordoy sont pensées pour accélérer l’expédition des commandes et éviter les interférences susceptibles d’entraîner des erreurs. « Nous sommes très stricts sur le respect de notre timing : les commandes doivent être expédiées à 13h30 au plus tard. De cette façon, nous nous assurons qu’elles seront livrées aux clients de Barcelone dans l’après-midi, et le lendemain pour ceux du reste de l’Espagne. Cela nous permet de consacrer l’après-midi au réapprovisionnement », précise Jesús García..

L’entrepôt de pièces détachées compte deux flux différenciés fonctionnant en parallèle : d’une part, les entrées et, d’autre part, les sorties. « En fonction de la charge de travail, nous affectons plus ou moins de personnel à une opération ou à l’autre. De cette façon, nous ne réduisons jamais notre niveau de service malgré un grand nombre d’entrées », se réjouit Jesús García.

L’entrepôt de motos, quant à lui, comprend trois flux : entrées, sorties et concessions. Dans la pratique, les opérations sont similaires à celles de l’autre entrepôt, sauf que les concessions, ce sont des motos cédées à d’autres concessionnaires afin qu’ils les exposent pendant une période donnée. Les motos passent par une zone d’assemblage avant d’être expédiées.

Easy WMS a optimisé les opérations et ainsi fluidifié les entrées et les sorties de produits :

Réception et stockage

Lorsqu’une palette est réceptionnée, l’opérateur scanne l’étiquette avec un terminal radiofréquence afin qu’Easy WMS vérifie si elle correspond au modèle, à la quantité et aux caractéristiques notifiés préalablement par l’ERP Siniwin. Ensuite, il lui attribue un emplacement.

Easy WMS répartit les motos et les pièces détachées aux deux entrepôts selon le critère ABC, c’est-à-dire en fonction de leur rotation. Par exemple, les articles à forte rotation sont stockés dans des zones plus facilement accessibles afin de faciliter leur entrée et leur sortie. « Le critère ABC est basé sur les ventes. Nous avons des zones de stockage destinées aux produits les plus vendus, et d’autres pour les produits les moins vendus » , explique Jesús García..

L’entrepôt de motos comprend plusieurs zones faisant office de buffer (zone de stockage temporaire), dans lesquelles les motos avec la même rotation sont regroupées et empilées les unes sur les autres. « Cette organisation est extrêmement importante pour nous, car il ne faut pas oublier que nous avons 3 500 motos en stock et qu’une distance de 250 mètres sépare la zone de stockage des quais. Chaque jour, les opérateurs parcourent des dizaines de kilomètres (ce qui représente beaucoup de temps), mais grâce à Easy WMS tous les déplacements sont optimisés afin de minimiser les distances à parcourir ».

En numérisant les entrées, les sorties et les flux, le WMS contrôle le stock et connaît l’emplacement exact de chaque produit en temps réel. « Pour vérifier le stock réel de l’entrepôt par rapport au stock enregistré dans Easy WMS, nous effectuons un inventaire cyclique tous les trois ou quatre mois. L’avantage de ce processus est qu’il n’interrompt pas les autres opérations de l’entrepôt, nous pouvons ainsi servir nos partenaires et nos clients 365 jours par an. Tous les trois ou quatre mois, nous reclassons les références en A, B et C en fonction des ventes, et distribuons les marchandises en conséquence », indique Jesús García.

Préparation et expédition des commandes

La préparation des commandes est une opération majeure chez Motos Bordoy. En seulement cinq ans, l’entreprise a atteint 1 650 commandes expédiées quotidiennement vers les magasins, clients et partenaires. Le responsable du service pièces détachées reconnaît que « logiquement, la charge de travail a augmenté dû à la croissance de l’entreprise, mais Easy WMS nous a aidés à y faire face. Sans ce WMS, nous serions obligés d’embaucher plus de personnel pour pouvoir préparer toutes les commandes. Notre productivité a augmenté de 30 % parce que nous avons pu absorber l’augmentation du nombre de commandes avec le même effectif ».

Les commandes sont préparées par vagues car, selon Jesús García, « cela optimise les heures de travail et donc davantage de commandes sont préparées » Chaque opérateur est affecté à une vague, c’est-à-dire qu’il peut préparer plusieurs commandes, en même temps, pendant un parcours unique.

La préparation des commandes est similaire dans les deux entrepôts, avec quelques particularités. L'entrepôt de pièces détachées est destiné aux articles facilement manipulables (tous types de pièces moto, du châssis au carénage en passant par les vis). Les opérateurs utilisent des conteneurs compartimentés (un compartiment correspond à une commande), dans lesquels ils déposent les articles au fur et à mesure qu’ils les localisent et les retirent des rayonnages, en suivant les indications d’Easy WMS.

Dans l’entrepôt de motos, en revanche, les motos sont déplacées à l’aide de chariots élévateurs, étant donné qu’elles sont stockées dans des caisses de grandes dimensions. En plus de la préparation des commandes, les motos y sont assemblées. « Nous livrons les motos de deux manières, soit déjà montées pour le réseau de Barcelone, soit conditionnées dans des caisses pour le reste de l’Espagne », précise Jesús García.

Grâce à la supervision d’Easy WMS et à l’organisation du travail, les opérateurs sont beaucoup plus rapides qu’avant et font moins d’erreurs.

Deux magasins équipés d’Easy WMS

Les magasins Motos Bordoy de Barcelone ne se limitent pas à la vente de motos et d’accessoires tels que des gants, casques, vestes, bottes, etc. Ils distribuent également des motos et des pièces détachées à tout le réseau de concessionnaires et de garages de Barcelone et des alentours. Chaque magasin a un petit garage pour les réparations occasionnelles.

Dans ces deux établissements, Easy WMS contrôle les entrées et les sorties de marchandises. Pour les entrées, le WMS enregistre au fur et à mesure les produits dans sa base de données, de sorte que le stock disponible soit toujours à jour (tant les motos exposées que les accessoires et les pièces détachées de l’entrepôt et de l’atelier).

Pour les sorties, dès qu’une vente est réalisée ou qu’une marchandise est livrée, les articles sont supprimés du catalogue. « Lorsqu’un client achète un article dans l’un de nos magasins, l’ERP le notifie à Easy WMS qui le retire du stock. Cela a fiabilisé le contrôle des produits », explique le responsable du service pièces détachées de Motos Bordoy.

Prêt contrôlé de motos

L’une des particularités de Motos Bordoy est qu’elle confie certaines de ses motos à d’autres concessionnaires à des fins d’exposition. Après un certain temps, ces motos sont vendues ou retournées à l’entrepôt de l’entreprise. C’est pourquoi, leur localisation exacte doit être strictement suivie. « La raison est évidente, il s’agit de notre stock. Nous ne facturons pas ces motos aux concessionnaires, nous les leur prêtons », explique Jesús García.

Easy WMS suit en temps réel les motos prêtées aux concessionnaires. Il garde une trace de chaque modèle envoyé à chaque concessionnaire et les conserve dans son stock. Jesús García déclare que « sans un contrôle total comme celui que nous avons maintenant avec Easy WMS, nous aurions de sérieux problèmes de service à l’égard de nos clients », considera Jesús García.

Développement présent et à venir

Le service est la vocation de Motos Bordoy. Elle se transforme en permanence afin de s’adapter aux nouvelles tendances de mobilité. Sa volonté de toujours vouloir se dépasser et s’améliorer l’amène à rechercher des solutions efficaces répondant aux besoins de ses partenaires et de ses clients. « Je tiens à dire que, malgré les difficultés liées à la pandémie de coronavirus, 2020 n’a pas été une si mauvaise année : nous avons développé notre croissance grâce, en partie, à l’augmentation de la mobilité individuelle », explique le responsable du service pièces détachées de Motos Bordoy.

« Je tiens à dire que, malgré les difficultés liées à la pandémie de coronavirus, 2020 n’a pas été une si mauvaise année : nous avons développé notre croissance grâce, en partie, à l’augmentation de la mobilité individuelle », explique le responsable du service pièces détachées de Motos Bordoy.

Pour les années à venir, l’entreprise prévoit de continuer de développer ses activités en Espagne et à l’international. Comme l’exprime Jesús García, « nous sommes très heureux de commencer notre aventure en Europe. Je suis convaincu que nous verrons dans les prochaines années des magasins Motos Bordoy à Madrid, Valence, Porto, mais aussi dans d’autres capitales européennes ».

Comment relever ce défi ? À l’aide d’Easy WMS, un logiciel de gestion d’entrepôt qui facilite l’organisation de ses 26 000 références, offre un contrôle absolu des motos et des pièces détachées, et accélère les opérations pour une distribution rapide des marchandises. Sans aucun doute, la digitalisation et Easy WMS vont mettre un coup d’accélérateur au développement de Motos Bordoy.

 Avec Easy WMS de Mecalux, nous avons gagné en sécurité et en fluidité, tant dans nos entrepôts que dans nos magasins. Nous avons désormais un contrôle rigoureux des motos et des pièces détachées en stock. 

Les avantages pour Motos Bordoy

• Hausse de 160 % du nombre de références gérées : Easy WMS informe de l’emplacement exact des 26 000 références en stock, tant dans les magasins que dans les deux entrepôts et concessionnaires de Motos Bordoy, soit une hausse de 160 % par rapport aux 10 000 références qu’elle gérait auparavant.
• Sécurité des flux : le WMS contrôle les flux de marchandises entre les entrepôts et les magasins, ainsi que les prêts aux concessionnaires. Sous la supervision de ce logiciel, ces transferts sont rapides et sécurisés.
• Optimisation des opérations : l’organisation correcte des marchandises dans l’entrepôt en fonction de leur rotation minimise les déplacements des opérateurs et augmente de 30 % la productivité lors de la préparation des commandes.